Votre assistante administrative indépendante - Mag Presta

4 bonnes raisons de faire appel à une assistante administrative indépendante

internetdynamique — 2023-02-13T09:25:54Z

Découvrez comment une assistante administrative indépendante peut vous aider dans la gestion de votre entreprise et que fait un assistant administratif.

Les services d'une assistante administrative peuvent être une grande aide pour votre entreprise. La paperasse, ça n'est pas votre métier… Mais c'est celui de professionnels qui peuvent effectuer à votre place toutes les missions qui en découlent. Zoom sur le travail d'assistant administratif et sur 4 bonnes raisons d'y faire appel !

Que fait une assistante administrative ?

Si vous vous demandez ce que fait une assistante administrative, sachez qu'elle peut prendre en charge l'ensemble de la gestion de votre entreprise. Cela comprend la gestion budgétaire (suivi des encaissements, saisie et règlement des factures fournisseurs, suivi et relances des impayés, etc.), la gestion administrative (réception du courrier et des appels, tenue de planning, gestion des rendez-vous, organisation des déplacements, rédaction et frappe de documents…), la gestion commerciale (devis, bon de commande, bon de livraison, facturation, traitement des réclamations, gestion des stocks…), et la gestion du personnel (DPAE, rédaction des contrats de travail, suivi des visites médicales, réalisation des fiches de poste…).

Un assistant administratif pour gagner du temps

L'atout principal d'un assistant administratif : vous faire gagner du temps. Que vous soyez artisan, entrepreneur dans le bâtiment, membre du bureau d'une association, dirigeant d'une TPE/PME, commerçant ou en profession libérale… Vous êtes à la tête d'une activité qui vous demande beaucoup de travail et de présence.

Les tâches administratives ne sont pas votre cœur de métier, pire, elles vous rebutent peut-être. Plutôt que de les délaisser et de voir vos papiers s'entasser sur un coin de votre bureau, mettez votre paperasse à jour en trouvant un assistant administratif pour vous aider. Cela vous permettra également d'y voir plus clair dans la situation de votre entreprise ou de votre association.

Déléguez la partie administrative et concentrez-vous sur votre coeur de métier

Lorsque l'on ne connaît pas bien le monde de l'administratif, on peut vite y consacrer beaucoup d'énergie (et aussi faire des erreurs !). Pendant ce temps, votre entreprise ne tourne pas ou est handicapée par votre manque de connaissances dans le domaine.

Faites appel à une assistante administrative et concentrez-vous sur votre secteur d'activité, sans être parasité par vos soucis d'encaissement, de relance d'impayés ou encore l'envoi des devis qui vous attendent encore après votre longue journée de travail. Certaines sont spécialisées dans un secteur d'activité, mais il est aussi tout à fait possible d'opter pour une secrétaire indépendante généraliste.

Cette aide vous sera notamment bénéfique si votre activité connaît un accroissement et que vous avez du mal à tout gérer, si vous manquez d'organisation pour bien vous occuper administrativement de votre entreprise, si vous êtes seul aux commandes et que vous vous sentez débordé ou encore si votre collaborateur habituel est absent.

L'assistante administrative indépendante : idéale pour les petits budgets

Beaucoup d'entrepreneurs n'ont pas les moyens de se payer une secrétaire ou sont frileux à l'idée d'embaucher. L'assistante administrative est la bonne solution pour les petits budgets ou les structures ne nécessitant pas l'emploi d'une aide à temps plein.

En choisissant une assistante administrative indépendante, vous ne supportez aucune contrainte liée au salariat comme le paiement de charges sociales. La plupart d'entre elles travaillent en effet à leur compte et vous facturent au temps de travail ou à la prestation. Il est souvent possible de demander un devis de façon gratuite et sans engagement. Cela vous permet donc de maîtriser totalement votre budget et de ne payer que le travail qui est réalisé. Vous pouvez ainsi choisir de prendre une assistance administrative de façon ponctuelle ou régulière, selon vos besoins. Il existe généralement des tarifs à l'heure ou des forfaits à la demi-journée, ainsi qu'à la journée.

Vous n'êtes pas satisfait du travail fourni ? Le feeling ne passe pas bien ? Vous êtes libre de changer, jusqu'à trouver la perle rare pour prendre en main votre gestion administrative, de façon partielle ou totale.

Déléguer sa gestion administrative sans frais de fonctionnement

Vous auriez besoin d'une assistante administrative, mais vous n'avez pas de locaux ou pas de bureau à lui proposer pour travailler ? Là encore, les services d'un assistant administratif indépendant vous seront parfaitement adaptés ! En effet, certaines travaillent à distance, depuis leur domicile ou leurs propres locaux. Inutile donc de prévoir un espace de travail, un bureau, un téléphone… Votre assistante administrative possède déjà tout le nécessaire et utilise son propre matériel pour réaliser votre gestion. Cela lui permet d'être réactive à vos demandes et vous évite d'avoir à gérer des problématiques matérielles.

Si au contraire, vous avez besoin d'être au contact de votre assistante administrative pour établir une relation de confiance, c'est également possible. Avec MagPresta, je me déplace volontiers dans vos locaux afin de favoriser les échanges en direct.

Conditions générales de ventes

internetdynamique — 2021-05-10T06:21:08Z

MAGPRESTA est un service de la SARL IMMOCCASE qui propose des prestations sur la gestion administrative, la gestion commerciale, la gestion budgétaire et la gestion des ressources « humaines » pour les professionnels (TPE, PME, Artisan, Commerçant, Association, Profession libérale, …). MAGPRESTA intervient sur site ou à distance. Je me déplace sur Nantes, sa périphérie ainsi que sur l'ensemble du Sud Loire.
La convention conclue entre MAGPRESTA et son CLIENT est soumise aux conditions générales de vente.

Article 1 : Prestations

LE PRESTATAIRE propose des services ponctuels ou réguliers d'assistance et de conseil en gestion administrative, commerciale, budgétaire et ressources humaines.

Article 2 : Engagement

LE PRESTATAIRE engage son savoir-faire et son professionnalisme à la bonne réalisation des missions qui lui sont confiées, ainsi qu'à respecter les délais convenus avec LE CLIENT lors de la prise de commande.
LE CLIENT s'engage à mettre à la disposition du PRESTATAIRE tous les éléments (ceux-ci doivent être de bonne qualité et fournis sur des supports valides) nécessaires à l'accomplissement de la mission définie. Tout retard ou omission de la part du CLIENT pourra entrainer sot une révision de la date de livraison, soit une annulation de la commande.

Article 3 : Lieux

Les prestations de services sont réalisées soit dans les locaux du PRESTATAIRE, soit dans les bureaux du CLIENT après accord de chacun.

Article 4 : Devis et commande

Chaque commande aura, au préalable, fait l'objet d'un devis gratuit, établi par LE PRESTATAIRE sur la base des informations communiquées par LE CLIENT et indiquant le détail de la prestation à effectuer.
La commande est confirmée par la signature des présentes Conditions Générales de Vente, ainsi que la signature du devis, non modifié, apposées avec la mention « Bon pour accord » et le cachet du CLIENT, retournés par voie postales au PRESTATAIRE et accompagnée de l'acompte sur le devis. Les confirmations peuvent également être envoyées par voie électronique avec l'expression de son consentement.
A défaut de réception de l'acceptation du devis, LE PRESTATAIRE se réserve le droit de ne pas commencer sa prestation.

Article 5 : Acompte

Toute commande sera soumise à une demande d'acompte de 30%. Dans le cas, l'exécution des prestations ne commencera qu'après encaissement de l'acompte.

Article 6 : Tarifs

Les tarifs des prestations sont ceux en vigueur au moment de la prise de commande par LE CLIENT. Les tarifs sont libellés en euros. Les services aux entreprises sont négociables de gré à gré et leur tarif final pourra varier en fonction des exigences particulières que requièrent les prestations, soit en faveur du CLIENT, soit en faveur du PRESTATAIRE. Ainsi, les tarifs indiqués sur les supports de communication du PRESTATAIRE sont donnés à titre indicatif et ne remplacent nullement un devis personnalisé en bonne et due forme.
Les tarifs sont révisables au 1er janvier de chaque année.

Article 7 : Majorations et frais supplémentaires

Dés frais supplémentaires peuvent s'ajouter au devis accepté par LE CLIENT :
Fournitures spécifiques à la réalisation des prestations, Frais d'affranchissement au tarif en vigueur de la Poste, Frais de livraison des prestations.

Article 8 : Droit de rétractation et annulation

En cas d'annulation d'une commande en cours de réalisation, quelle qu'en soit la cause, LE CLIENT s'engage à régler la totalité de la prestation déjà effectuée. Cette annulation doit être confirmée par LE CLIENT au PRESTATAIRE par écrit.
Dans l'hypothèse où LE PRESTATAIRE ne serait plus en mesure d'assurer la mission pour une cause réelle et sérieuse (accident, maladie grave …), la réalisation du présent contrat interviendra de plein droit après modification par lettre recommandée, en respectant un préavis de sept jours.

Article 9 : Modalités de paiement

LE PRESTATAIRE établit une facture à chaque fin d'intervention ponctuelle, ou mensuellement pour les interventions ponctuelles nécessitant plusieurs mois de travail ainsi que pour les interventions permanentes.
Un acompte de 30% sera demandé à la signature du devis avant le démarrage de la mission et sera clairement mentionné sur celui-ci. Le solde devra être payé à la livraison des travaux et la réception de facture interviendra au plus tard 15 jours après la date de facturation.
Toute réclamation relative à une facture devra être transmise par écrit, au siège social du PRESTATAIRE huit jours ouvrés après sa réception. A défaut, LE CLIENT ne pourra plus contester cette facture.
Le paiement pourra être effectué par chèque ou par virement bancaire (un RIB vous sera transmis).

Article 10 : Pénalités de retard

Au moment de la signature du devis, LE CLIENT règle un acompte de 30% de la prestation de débarras.
En cas de défaut de paiement d'une facture à l'échéance, une pénalité de retard égale aux d'intérêt légal majoré ainsi qu'une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement de 40,00€, conformément à l'article L444-6 et D441-5 du Code de Commerce, est exigible sans qu'aucune mise en demeure ne soit nécessaire. Cette pénalité, calculée sur le montant net de la somme restant due, court de plein droit le jour suivant la date de règlement portée sur la facture, tout comme l'indemnité de frais de recouvrement de 40,00€.
LE PRESTATAIRE ne sera pas tenu de réaliser la prestation si l'acompte n'est pas payé.
Le solde lors est réglé comptant à la fin de la prestation.
LE PRESTATAIRE accepte les paiements par : Carte Bancaire, Espèces ou Virement

Article 11 : Loi informatique et liberté

Conformément à l'article de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, LE CLIENT disposera d'un droit de rectification, de modification et de suppression des données qu'in aura communiquées au PRESTATAIRE.

Article 12 : Confidentialité

LE PRESTATAIRE s'engage à respecter la confidentialité des informations portées à sa connaissance avant, pendant ou après la réalisation. Les originaux sont retournés au CLIENT sur simple demande. La responsabilité du PRESTATAIRE ne peut être engagée en raison d'une interdiction ou d'un détournement des informations lors du transfert des données, notamment par internet. Par conséquent, il appartient au CLIENT d'informer, préalablement ou lors des données, LE PRESTATAIRE des moyens de transfert qu'il souhaite voir mis en œuvre afin de garantir la confidentialité de tout information à caractère sensible.

Article 13 : Propriété

Les travaux réalisés resteront la propriété du PRESTATAIRE jusqu'au paiement intégral de leur prix en application du texte de loi du 12 mai 1980. Le non-paiement des sommes dues par LE CLIENT donnera le droit au PRESTATAIRE d'exiger la restitution immédiate des travaux livrés aux frais, risques et péril du CLIENT.

Article 14 : Responsabilités et Cas de force majeure

LE PRESTATAIRE s'engage, à titre d'obligation de moyens, à exécuter ses obligations avec tout le soin en usage dans sa profession et à utiliser les règles de l'art du moment. Chacune des parties déclare être assurée, notamment en Responsabilités Civile Professionnelle auprès d'une compagnie notoirement solvable et maintenir à jour toutes les polices d'assurances nécessaires. LE PRESTATAIRE mettra en œuvre tous les moyens nécessaires mis à sa disposition pour prendre soin et préserver les fichiers informatiques et autres documents qui lui seront confiés par LE CLIENT pour la réalisation de la prestation commandées. Toutefois, compte tenu des risques de dommage ou de détérioration encourus à ce type de support, il appartiendra au CLIENT de s'en prémunir par tous moyens à sa convenance, qui décharge en conséquence me PRESTATAIRE de toute responsabilité. A compter de la remise des documents livrés par LE PRESTATAIRE, LE CLIENT sera responsable de l'utilisation, de l'exploitation et de la diffusion du contenu qui y est représenté. Il décharge en conséquence LE PRESTATAIRE de toute responsabilité et la garantit contre tout recours susceptible d'être intenté à son encontre, de ce fait ou en raison de toute perte de bénéfices ou trouble commercial. LE PRESTATAIRE se réserve le droit de refuser tous travaux dot les intentions seraient contraires à l'honnêteté ou à la morale. (Pornographie, racisme, incitation à la violence…). Les textes, images et documents confiés au PRESTATAIRE ne saurait tenue responsable d'une quelconque utilisation frauduleuse. La responsabilité du PRESTATAIRE ne pourra pas être mise en œuvre si la non-exécution ou le retard dans l'exécution de l'une de ses obligations décrites dans les présentes CGV découle d'un cas de force majeure. A ce titre, la force majeure s'entend de tout évènement imprévisible, irrésistible et extérieur, au sens de l'article 1148 du Code civil.

Gestion Commerciale

internetdynamique — 2021-04-21T07:40:41Z

– Réalisation de devis, bon de commande, bon de livraison, facture
– Traitement des réclamations/ contribution à la gestion des litiges
– Saisie des commandes
– Création et mise à jour des fiches produits et fiches clients
– Création et suivi des tableaux de bord
– Gestion des contrats de sous-traitante
– Gestion des stocks et inventaires
– Création et envoi d'emailings

Gestion Budgétaire

internetdynamique — 2021-04-21T07:39:54Z

– Gestion et suivi des encaissements
– Saisie et règlement de factures fournisseurs
– Suivi et relances impayés clients et fournisseurs
– Préparation des remises en banque
– Contrôle et rapprochements des factures et avoirs
– Mise en règlement des fournisseurs
– Rapprochement bancaire
– Saisie comptable uniquement avec l'accord du cabinet d'expertise comptable
– Préparation des éléments nécessaires à la clôture d'exercice et transfert à l'expert-comptable

Gestion Administrative

internetdynamique — 2021-04-21T07:39:09Z

– Accueil de la clientèle/fournisseurs
– Réception du courrier, des appels téléphoniques, filtrage et diffusion
– Tenue de planning, prise de rendez-vous, organisation de déplacements, de réunions, d'audit, etc.
– Rédaction et frappe de documents/ courriers/ de notes à caractère confidentiel
– Réception/ exploitation/ transmission d'informations confidentielles
– Classement/ archivages de documents
– Mise en place des procédures qualité dans l'entreprise
– Gestion des frais généraux
– Veille, recherche documentaire

Pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante ?

internetdynamique — 2021-04-21T07:29:39Z

TPE/PME, Artisan, Commerçant, Association, Profession Libérale...Solliciter une assistante indépendante a plusieurs avantages pour votre activité.

L'externalisation des tâches vous permet de rémunérer votre secrétaire selon la quantité de travail que vous demandez. J'effectue les mêmes tâches qu'une secrétaire en interne, mais avec moins de contraintes pour vous. Je réponds à vos demandes de manière personnalisée et prends en charge précisément les tâches que vous souhaitez.

Vous aimeriez recruter une secrétaire sans passer par la phase embauche, qui est coûteuse et demande du temps, alors que vous n'avez que des besoins ponctuels ?

Faire appel à une assistante administrative est la bonne solution pour vous. Vous ne supportez pas de charges sociales ni de contraintes liées au salariat. Notre collaboration se fait sur la base d'un devis ou contrat de prestation de services.

Vous maîtrisez votre budget, car vous ne payez que ce que vous consommez. Je travaille sur devis, ce qui signifie que vous n'avez pas de mauvaise surprise, vous connaissez à l'avance combien cela va vous coûter. Notre collaboration est sans engagement : vous faites appel à mes services lorsque vous en avez besoin, de manière exceptionnelle ou plus régulière.

Je travaille avec une grande productivité, mais aussi beaucoup de souplesse et de polyvalence. Faire appel à mes services vous permettra d'économiser, car je vais vous aider à gagner du temps. Je suis une personne disponible et je vous garantis un travail effectué en toute confidentialité.

Selon vos besoins, je travaille sur site ou à distance.

Mes qualités en tant qu'assistante administrative

Habituée à accompagner les entreprises, je saurai vous accompagner au mieux dans votre quotidien administratif. Je dispose d'une grande rigueur dans mon travail, mais aussi d'une forte autonomie et d'une bonne organisation.

Réactive, je fais preuve de dynamisme tout en étant une personne réfléchie. J'interviens rapidement si votre besoin est urgent. Ce sont vos demandes qui définissent la prestation. Je travaille sur ce que nous avons déterminé ensemble, mais ma flexibilité me permet d'étendre mes missions selon vos impératifs.

En externalisant votre secrétariat, vous vous appuyez sur mon savoir-faire. Je m'adapte sans problème à votre secteur d'activité et mets à votre service mon efficacité.

Mag Presta : votre assistante administrative indépendante

internetdynamique — 2021-04-21T06:43:57Z

Immoccasse vente brocante nettoyage

L'administratif prend du temps, demande certaines connaissances et peut être fastidieux lorsque l'on manque d'expérience.

Vous vous sentez débordé par les formalités ? Ne laissez pas votre courrier et la gestion de votre entreprise s'accumuler, cela pourrait coûter cher à votre société. En sollicitant mes services d'assistante administrative, vous vous garantissez d'être à jour et donnez à votre activité toutes les chances de prospérer.

Confiez vos missions administratives à une professionnelle : gagnez de l'énergie à consacrer à votre cœur de métier.

Je prends en charge : votre gestion du Personnel, votre gestion Administrative, votre gestion Budgétaire et votre gestion Commerciale.

Quel que soit votre domaine d'activité, compter sur une secrétaire assistante pour la délégation de certaines missions peut être d'une aide capitale.

J'interviens sur site ou à distance, selon vos besoins. Débarrassez-vous de votre surcharge de travail administratif et concentrez-vous pleinement sur l'atteinte de vos objectifs en termes de chiffre d'affaires.

Vous êtes un professionnel (TPE/PME, Artisan, Commerçant, Association, Profession Libérale…)

– Vous connaissez un accroissement d'activité
– Vous manquez de temps pour l'organisation et la gestion administrative
– Vous êtes seul à mener votre entreprise
– Vous souhaitez vous concentrer à nouveau sur votre cœur de métier
– Votre collaborateur(trice) est absent(e)

Confiez ou Missionnez !

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internetdynamique — 2021-04-08T07:38:16Z

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Contact

internetdynamique — 2021-03-30T07:21:04Z

Gestion du Personnel

internetdynamique — 2021-03-30T07:12:51Z

– DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche)
– Rédaction des contrats de travail et avenants selon la trame existante
– Suivi du registre du personnel, de la RGPD
– RDV et suivi des visites médicales
– Gestion des dossiers formations
– Déclaration des différents organismes obligatoires (complémentaire santé …)
– Réalisation des fiches de poste
– Préparation et saisies des salaires
– Suivi des absences
– Organisation du CSE (Comité social et économique)
– Préparation au recrutement