Les services d’une assistante administrative peuvent être une grande aide pour votre entreprise. La paperasse, ça n’est pas votre métier… Mais c’est celui de professionnels qui peuvent effectuer à votre place toutes les missions qui en découlent. Zoom sur le travail d’assistant administratif et sur 4 bonnes raisons d’y faire appel !
Si vous vous demandez ce que fait une assistante administrative, sachez qu’elle peut prendre en charge l’ensemble de la gestion de votre entreprise. Cela comprend la gestion budgétaire (suivi des encaissements, saisie et règlement des factures fournisseurs, suivi et relances des impayés, etc.), la gestion administrative (réception du courrier et des appels, tenue de planning, gestion des rendez-vous, organisation des déplacements, rédaction et frappe de documents…), la gestion commerciale (devis, bon de commande, bon de livraison, facturation, traitement des réclamations, gestion des stocks…), et la gestion du personnel (DPAE, rédaction des contrats de travail, suivi des visites médicales, réalisation des fiches de poste…).
L’atout principal d’un assistant administratif : vous faire gagner du temps. Que vous soyez artisan, entrepreneur dans le bâtiment, membre du bureau d’une association, dirigeant d’une TPE/PME, commerçant ou en profession libérale… Vous êtes à la tête d’une activité qui vous demande beaucoup de travail et de présence.
Les tâches administratives ne sont pas votre cœur de métier, pire, elles vous rebutent peut-être. Plutôt que de les délaisser et de voir vos papiers s’entasser sur un coin de votre bureau, mettez votre paperasse à jour en trouvant un assistant administratif pour vous aider. Cela vous permettra également d’y voir plus clair dans la situation de votre entreprise ou de votre association.
Lorsque l’on ne connaît pas bien le monde de l’administratif, on peut vite y consacrer beaucoup d’énergie (et aussi faire des erreurs !). Pendant ce temps, votre entreprise ne tourne pas ou est handicapée par votre manque de connaissances dans le domaine.
Faites appel à une assistante administrative et concentrez-vous sur votre secteur d’activité, sans être parasité par vos soucis d’encaissement, de relance d’impayés ou encore l’envoi des devis qui vous attendent encore après votre longue journée de travail. Certaines sont spécialisées dans un secteur d’activité, mais il est aussi tout à fait possible d’opter pour une secrétaire indépendante généraliste.
Cette aide vous sera notamment bénéfique si votre activité connaît un accroissement et que vous avez du mal à tout gérer, si vous manquez d’organisation pour bien vous occuper administrativement de votre entreprise, si vous êtes seul aux commandes et que vous vous sentez débordé ou encore si votre collaborateur habituel est absent.
Beaucoup d’entrepreneurs n’ont pas les moyens de se payer une secrétaire ou sont frileux à l’idée d’embaucher. L’assistante administrative est la bonne solution pour les petits budgets ou les structures ne nécessitant pas l’emploi d’une aide à temps plein.
En choisissant une assistante administrative indépendante, vous ne supportez aucune contrainte liée au salariat comme le paiement de charges sociales. La plupart d’entre elles travaillent en effet à leur compte et vous facturent au temps de travail ou à la prestation. Il est souvent possible de demander un devis de façon gratuite et sans engagement. Cela vous permet donc de maîtriser totalement votre budget et de ne payer que le travail qui est réalisé. Vous pouvez ainsi choisir de prendre une assistance administrative de façon ponctuelle ou régulière, selon vos besoins. Il existe généralement des tarifs à l’heure ou des forfaits à la demi-journée, ainsi qu’à la journée.
Vous n’êtes pas satisfait du travail fourni ? Le feeling ne passe pas bien ? Vous êtes libre de changer, jusqu’à trouver la perle rare pour prendre en main votre gestion administrative, de façon partielle ou totale.
Vous auriez besoin d’une assistante administrative, mais vous n’avez pas de locaux ou pas de bureau à lui proposer pour travailler ? Là encore, les services d’un assistant administratif indépendant vous seront parfaitement adaptés ! En effet, certaines travaillent à distance, depuis leur domicile ou leurs propres locaux. Inutile donc de prévoir un espace de travail, un bureau, un téléphone… Votre assistante administrative possède déjà tout le nécessaire et utilise son propre matériel pour réaliser votre gestion. Cela lui permet d’être réactive à vos demandes et vous évite d’avoir à gérer des problématiques matérielles.
Si au contraire, vous avez besoin d’être au contact de votre assistante administrative pour établir une relation de confiance, c’est également possible. Avec MagPresta, je me déplace volontiers dans vos locaux afin de favoriser les échanges en direct.